10 Dicas para criar uma intranet de sucesso !

Criar ou contratar um Portal Intranet já é um trabalho árduo pois há diversas tecnologias, plataformas e fornecedores com os seus pró e contras. Mas um fato importante é que você deve sempre considerar a facilidade de gerenciar o conteúdo e os usuários da sua Intranet pois o trabalho realmente começa depois da entrega da Intranet. O grande desafio não é lançar uma nova Intranet mas sim mante-lá sempre relevante com o passar do tempo.


Aqui vão 10 Dicas para criar e manter uma Intranet de sucesso na sua empresa. Planejando e criando conteúdo seguindo estas dicas você pode ter certeza que idependente da plataforma sua intranet irá ser uma ferramenta central para organizar a empresa economizando muitas horas dos colabores para encontrar as informações que eles precisam.




1 Mantenha o conteúdo da sua intranet SEMPRE atualizado


É essencial que todo o conteúdo da intranet seja atual.

Fazer com que as pessoas iniciem o uso da intranet é um esforço por si só, mas se, depois de traze-las, mostrar a elas as mesmas páginas, mensagens e imagens que viram na semana passada ou pior no mês passado, provavelmente fará com que nunca mais voltem. 




A equipe de comunicação deve fazer as seguintes perguntas sobre cada página da intranet:


  • Ainda é necessária e relevante?
  • Está funcionando para a organização?
  • Está trabalhando para sua equipe?


As informações desatualizadas devem ser excluídas regularmente.  Idealmente, as informações na Home Page devem ser atualizadas diariamente para que a equipe receba novidades importantes da empresa constantemente.


2 Garanta Acesso rápido e fácil às coisas importantes


Isto pode ser feito de diversas maneiras; pode ser tão simples como adicionar links rápidos na página inicial ou no menu principal. Ainda mais útil é apresentar às pessoas informações personalizadas na página inicial. 




Tudo o que é realmente importante deve ser simples e rápido de ser encontrado.


É Importante também fornecer formas de permitir a pesquisa de conteúdo.


A pesquisa ineficaz é uma das maiores críticas que os usuários têm em qualquer intranet que funciona mal. 

Ter uma pesquisa efetiva que retorna resultados significativos começa com uma governança clara nos títulos, resumos e palavras-chave do seu conteúdo.


Suas páginas de conteúdo têm resumos significativos ? Se  tiverem, eles ajudam a economizar tempo quando as pessoas estão procurando, dando-lhes uma boa ideia sobre o que é o conteúdo, sem que eles tenham que entrar nele.



3 Escreva o conteúdo da intranet pensando no perfil do leitor


Escrever para uma intranet não é o mesmo que escrever em papel. As pessoas lêem conteúdo on-line de uma maneira diferente de um texto em papel. Uma ótima intranet levará em consideração não só a audiência que está visando e suas necessidades, mas também como o conteúdo on-line é digerido.




Quando você está escrevendo conteúdo da intranet, sempre tenha as necessidades do leitor final na sua mente. É importante que a informação acessada pelos membros da equipe seja relevante para eles e para seu papel no trabalho. 


Então, o que faz um bom conteúdo?


  • O texto escrito deve ser em curto, fácil de ler pedaços separados
  • Os bullets devem ser usados para enfatizar os pontos-chave
  • As imagens são muito importantes para atrair leitores, ilustrando pontos e rompendo texto
  • Pequenos vídeos multimídia aumentam o conteúdo, facilitando o entendimento
  • O conteúdo deve ter links úteis para outras informações relacionadas, seja através de links manuais ou de recomendações automatizadas feitas pela própria intranet
  • As páginas, na medida do possível, devem se enquadrar na intranet, proporcionando uma experiência integrada
  • Os leitores devem ser capazes de reagir e interagir com o conteúdo, seja através de comentários, comentários ou gostos de uma página


Aliado a isso, é necessário escrever o conteúdo em um idioma acessível ao pessoal. Com um site de intranet, você provavelmente pode se dar ao luxo de usar uma linguagem mais informal do que talvez você faria em seu site público que terá um tom mais profissional / comercial. Os membros da equipe se envolverão mais com uma intranet que imita um tom de conversação.


Os autores de conteúdo devem garantir que a cultura da empresa e o "tom de voz" sejam parte integrante das páginas de conteúdo.


Outra obrigação é evitar o uso de siglas, a menos que você possa ter certeza de que todas as equipes entendam o que elas significam.


Então, ao escrever conteúdo, certifique-se de que você conhece e compreende as necessidades do leitor final. Além disso, o uso de linguagem clara, concisa e direta é mais provável que seja bem recebido e consumido pelo seu leitor.


4 Capriche nas imagens 


Muitas vezes nos concentramos apenas nas palavras e damos apenas uma atenção passageira a qualquer aspecto visual. A realidade é que raramente as pessoas lêem todas as palavras do texto. Na verdade, pesquisas sugerem que, ao ler as telas de computador, apenas 28% do texto é realmente lido.




Aproveite todas as oportunidades que você pode encontrar para dividir grandes pedaços de texto com gráficos, fotografias ou imagens. Isto tornará o conteúdo mais atraente e visualmente agradável. 


Mas cuidado, usar imagens feias ou com baixa resolução poderão afastar as pessoas do conteúdo.


Tente usar imagens tiradas do seu local de trabalho, em vez de originadas do Google. Ter fotos reais de colegas reais em situações reais de trabalho será mais significativo para o pessoal e irá adicionar credibilidade à sua mensagem.


Então, ao avaliar o impacto geral da sua página da intranet, preste tanta atenção ao seu atrativo visual quanto você faz com as palavras.


5 Use a Tipografia para chamar a atenção


A maneira como você usa a tipografia em sua escrita pode fazer uma grande diferença para como o conteúdo é recebido pelo leitor.


Uma ótima maneira de chamar a atenção dos seus leitores desde o início é usar um tipo de letra em negrito ou tamanho de fonte maior para os parágrafos introdutórios. Isso serve para chamar a atenção para a informação chave e encaixa seu leitor ao contexto.




Estudos de rastreamento de olhos mostraram que a maioria dos leitores on-line visualiza destaques do conteúdo em vez de ler cada palavra.


Além disso, uma vez mais, servindo visualmente para quebrar grandes blocos de texto, títulos e pontos de bala também atuam como sinais e ajudam o leitor a navegar através da informação. Além disso, você pode usá-los para resumir informações importantes ou destacar pontos importantes.


Então, incorpore o máximo de características tipográficas que você pode para adicionar interesse para sua escrita.



6 Transforme o portal em um local de Autoatendimento


Sua intranet é uma ferramenta de negócios. Quanto mais as pessoas possam fazer através da sua intranet, maior será a atração. Se a intranet não é uma parte vital do cotidiano e que ajuda as pessoas a fazerem o trabalho, então ela está falhando. 




Levar as pessoas para sua intranet em primeiro lugar é crítico, e puxá-las com as tarefas de trabalho que elas só conseguem na intranet é uma ótima maneira de fazer isso. 


Uma intranet vital deve ter muitas ferramentas e funcionalidades que permitam que as tarefas sejam feitas de forma mais rápida e fácil.


Transferir formulários de papel para o ambiente eletrônico da intranet é um passo importante para tornar sua intranet o lugar onde as pessoas possam fazer parte importante do trabalho. 


Não só reduzirá os erros e agilizará as tarefas, mas também criará uma visão de autoatendimento dos processos para sua equipe se tornar mais proativa e habilitada.


Uma boa intranet incluirá todos os itens acima, mas uma excelente intranet também proporcionará às pessoas uma funcionalidade que lhes permite adaptar um pouco do conteúdo que eles precisam. 


Ser capaz de criar uma lista facilmente acessível de páginas favoritas ou colocar relógios em páginas que são importantes para o seu papel pode fazer encontrar a informação certa para facilitar seu trabalho; economizando tempo, esforço e, finalmente, melhorando a produtividade.


7 Exija Perfis de Usuário detalhados e atualizados


É extremamente importante para uma intranet que as páginas de perfil dos membros da equipe que usam a intranet sejam precisas e atualizadas. 




A integridade do perfil deve ser monitorada e cobrada frequentemente.


Do ponto de vista estético, perfis sem imagens e os campos de perfil vazios tornam a intranet  desfalcada, menos utilizada e com menos atrativos. 


De forma mais prática, imagens e informações perdidas desperdiçam tempo e esforço e causam frustração. 


Também pode ter um efeito fatal na adoção do usuário, uma vez que o sentimento de propriedade do empregado está ausente. Informações importantes do perfil são usadas em uma variedade de situações e necessidades:


  • Pessoas que procuram detalhes de contato uns dos outros
  • Fluxo de trabalho e formulários que executam permissões para um determinado workflow
  • Novos funcionários que precisam saber quem é quem na empresa
  • O sistema que compõe o organograma da empresa


8 Disponibilize conteúdo e funcionalidades interativas


Tornar o conteúdo da intranet tão interativo quanto possível é outra maneira útil de aprimorar o engajamento.




Dar aos funcionários a oportunidade de discutir, comentar ou até mesmo compartilhar conteúdo de forma semelhante ao que eles estão fazendo já nas mídias sociais é uma maneira segura de envolvê-los. Blogs, fóruns de discussão, espaços de trabalho colaborativos, feeds de notícias interativas são todas as formas possíveis de conseguir isso.


Tente usar um pouco de imaginação também. Testes, pesquisas ou enquetes são maneiras divertidas que você pode usar para aumentar o engajamento dos funcionários, além de servir a um propósito útil ao colher informações interessantes.


 Se você quiser comentários sobre o melhor dia e hora para reuniões de equipe, uma rápida pesquisa na qual as pessoas podem dar suas opniões com um clique fácil é uma ótima forma de interação. 


Não só a equipe sente que seus pontos de vista são importantes, mas também a intranet da empresa também permitirá que você envie comentários instantâneos aos funcionários sobre os resultados.


Então, convide o pessoal para interagir com o conteúdo da intranet e dar suas opiniões é um meio importante para manter a intranet da empresa viva.



9 Reflita a Cultura da Empresa


Embora a intranet seja, principalmente, uma "ferramenta" para trabalhar, uma das suas funções adicionais mais importantes é assegurar que a cultura, a missão, os valores e o DNA da empresa estejam presentes e relembrados para todos. 




A marca corporativa é algo onde grandes quantidades de tempo, esforço e dinheiro são gastas. Muitas vezes, o desafio é garantir que todos na empresa entendam essa marca e como elas se encaixam nela criando um sólido senso de coerência. 


A intranet permitirá que as pessoas se envolvam entre si como indivíduos, mas de forma profissional e inclusiva. 


Ela também proporcionará aos novos funcionários uma plataforma para acelerar sua aclimatação ao seu novo papel e ao ambiente da empresa como um todo.


10 Mantenha o Padrão da Comunicação


Deve haver padrões que explicam como o conteúdo deve ser adicionado e mantido. 


Deve haver regras de "look and feel" que definam quais fontes, cores e imagens devem ser usadas.




É importante definir coisas como: Estilo corporativo para documentos, Se há foto padrão de "trabalho" para o perfil de todos, ou as pessoas podem adicionar as suas próprias ? Qual a política de comentários deve ser respeitada ?  Etc.


Uma vez que as respostas a essas perguntas são conhecidas, elas precisam ser comunicadas, de forma clara e direta a todas as pessoas que usam a intranet.