O objetivo principal da maioria das empresas é gerar lucro para seus donos ou acionistas e para isso é preciso manter a produtividade, eficiência e a competitividade plenamente ativas. Uma das maneiras mais eficazes de realizar essa difícil tarefa é através da automação de processos.
Certamente não é novidade para você que para que um negócio se torne rentável, transmitindo autoridade e respeito aos clientes, é importante se manter a frente de seus concorrentes. Para alcançar esse resultado utilizar os recursos tecnológicos disponíveis no mercado pode ser a melhor forma, tirando a empresa da zona de conforto e elevando a presença de mercado da sua marca, itens essenciais para que o negócio cresça e atinja os melhores resultados.
O que é automação de processos?
Você pode entender a automação de processos como a integração dos recursos tecnológicos à rotina das empresas, de diferentes maneiras. Ela atua principalmente em procedimentos burocráticos e repetitivos, reduzindo o tempo de execução das atividades e o desgaste dos colaboradores.
A automação de processos também ajuda a estabelecer uma estrutura de dados da sua empresa, através dos sistemas informatizados, tornando as informações mais úteis, mais acessíveis e valorizadas para a estratégia empresarial que você definir.
Principais benefícios da automação de processos
Muitos processos nas empresas ainda são baseados em métodos manuais ultrapassados, principalmente quando falamos dos micro e pequenos negócios, que acreditam que os recursos tecnológicos são caros demais.
Mas essa realidade pode mudar com a automação de processos através da utilização de um sistema VBA, ou recursos oferecidos nos softwares Excel e Access, por exemplo, que podem ajudar a sua empresa a tornar simples as tarefas mais complicadas.
- Redução de tarefas e integração entre processos
A automação torna os processos muito mais organizados e escalonáveis, promovendo a integração entre as atividades e os setores. Todas as informações são registradas em um único sistema que pode ser acessado por qualquer funcionário habilitado. Isso promove a redução de tarefas, já que essa podem ser aproveitadas entre os setores, integrando e simplificando os processos como os de logística, compras e estoque, por exemplo.
Quando você estabelece a automação de processos, é criada uma padronização dos procedimentos que permite eliminar problemas em cada etapa. Esse padrão proposto aumenta o desempenho do trabalho realizado, evita erros e a baixa produtividade.
A padronização dos processos promove diversos benefícios para a empresa, principalmente para aquelas em que uma atividade depende da anterior. Para esses casos, a automação de processos garante a fluidez nas etapas.
A redução de custos é uma consequência direta da automação de processos já que, aumentando a produtividade, promovendo a minimização de erros e melhorando a identificação de falhas a utilização dos recursos financeiros podem ser otimizados, sendo mais bem aproveitados, permitindo que a empresa produza mais e gaste menos.
- Maior agilidade na execução das atividades
Essa é uma das principais vantagens da automação de processos, pois com o uso de equipamentos adequados, a participação humana pode ser reduzida nos processos e o tempo de realização de cada etapa é consideravelmente reduzido. A mão de obra pode ser utilizada em atividades que proporcionem mais benefícios para a empresa, como a venda direta, por exemplo.
Como implementar a automação de processos na sua empresa
Para alcançar o máximo de aproveitamento da automação de processos na sua empresa é preciso ter atenção a alguns detalhes e seguir os seguintes passos:
- Planeje a automação de processos: é uma decisão importante que exigirá empenho no primeiro momento e a manutenção posterior, sempre analisando os resultados. Por mais que a automação traga vantagens é preciso avaliar a realidade da organização, a disponibilidade financeira e a expectativa de retorno do investimento.
- Mapeie as operações da sua empresa: avalie todos os processos que já tenham bom potencial de aprimoramento e também aqueles que precisam de modificações mais severas. Consulte seus funcionários e ouça as sugestões que eles têm para melhorar os processos.
- Comece pelas etapas mais simples: escolha as tarefas mais burocráticas e repetitivas.
- Monitore constantemente: é preciso avaliar sempre os resultados e fazer as modificações necessárias até alcançar a excelência no processo.
- Registre todo o processo de implementação: dessa forma será possível medir com mais efetividade o resultado proporcionado a sua empresa.
A automação de processos é uma solução moderna e importante para a maioria das empresas, que proporciona inúmeros benefícios e aumenta a competitividade perante o seu mercado de atuação. Não perca mais tempo e invista nessa solução.
