Como aumentar a produtividade da sua empresa com workflows

Produtividade é a palavra de ordem nas empresas atualmente, e você já deve ter ouvido muitas vezes sobre ela, principalmente por causa da competitividade acirrada que é encontrada em todos os segmentos hoje em dia.


Muitas pessoas acreditam que produtividade significa aumentar a produção, a quantidade de produtos fabricados ou vendidos por uma empresa, mas não é apenas isso. Produtividade significa também criar alternativas que gerem mais eficiência para a empresa, mantendo a qualidade.


A produtividade é essencial para a sobrevivência e a prosperidade das empresas. Uma organização com pouca eficiência certamente terá dificuldades para se manter ativa no mercado porque a ociosidade representa uma enorme perda de recursos financeiros para as empresas.


Fluxo de trabalho


A definição do fluxo de trabalho de uma empresa é essencial para a produtividade, tanto para que os funcionários conheçam todo o processo, como para conseguir identificar falhas e resolvê-las.


Fluxo de trabalho é a sequencia lógica de processos ou atividades necessária para executar corretamente alguma ação da empresa, ou seja, é o caminho que um documento ou atividade precisa seguir para ser aprovada adequadamente, passando por todas as etapas.


Provavelmente você já trabalhou em alguma empresa em que existiam processos para aprovar ideias ou documentos e que para isso era preciso passar pela aprovação de uma série de pessoas ou setores. Isso é fluxo de trabalho.


Em uma empresa, quanto mais rápido e enxuto for o fluxo de trabalho, maior será a produtividade e, consequentemente, a competitividade diante do mercado, tornando o negócio mais lucrativo.


Como avaliar a produtividade da empresa ?


Existem alguns indicadores que facilitam a medição da produtividade das empresas:


  • Planejado x executado


Uma comparação simples sobre o que havia sido planejado e o que foi executado e entregue pela equipe. É difícil conseguir 100% de entrega, pois diversos fatores podem influenciar negativamente o processo, mas se a sua equipe conseguir entregar ao menos 75% do planejado pode ser considerada de alta produtividade.


  • Horas dedicadas para a atividade


O indicador de horas dedicadas permite fazer uma comparação entre diferentes funcionários para identificar o tempo necessário para realizar determinada tarefa sem perder a qualidade e assim verificar possíveis melhorias no processo.


  • Medir o retrabalho


O retrabalho é um dos grandes causadores da redução da produtividade. Quando você precisa refazer algum trabalho o empenho já não é o mesmo e qualidade piora a cada tentativa, sem contar no tempo perdido que poderia ser utilizado para outras tarefas.


A falta de treinamento adequado ou mesmo de especificações técnicas podem causar esse problema. O acompanhamento periódico desses indicadores pode dar uma visão geral da empresa.


Como aumentar a produtividade da empresa ?


A tecnologia é a grande aliada para aumentar a produtividade eliminando os principais problemas que escoam o tempo e qualidade dos processos no fluxo de trabalho. Mas é preciso unir as inovações tecnológicas com processos eficientes e pessoas capacitadas para ter bons resultados.


A maioria das empresas ainda utiliza ferramentas inadequadas para gerenciar os processos em seu dia-a-dia, ainda fazendo uso de planilhas, acompanhamento por e-mail, etc.


O workflow é uma ferramenta tecnológica que proporciona a gestão dos processos de maneira organizada e automatizada, o que contribui para o aumento da produtividade. Além disso garante a economia de tempo e recursos financeiros, com o envio de informações atualizadas e a sugestão de ações baseadas nos dados disponíveis.


O workflow conecta os recursos tecnológicos à cultura organizacional da empresa, unindo também os funcionários aos processos de negócios, assegurando a comunicação e a troca de informações entre setores da organização com a segurança disponibilizada pelo controle de alçadas.


Um dos melhores sistemas disponíveis no mercado é o Nintex, uma ferramenta que trabalha sobre o Sharepoint e é dedicada à criação de workflows. A ferramenta Nintex segue as normas do SLA (Service Level Agreement), um termo de compromisso fundamental para contratos de prestação de serviços na área de TI.


Como implantar o workflow na empresa ?


Para implantar o workflow na sua empresa é preciso seguir alguns passos:


  • Identificar e mapear os processos internos determinando as pessoas envolvidas e os objetivos
  • Testar os processos modelo
  • Efetuar as melhorias necessárias
  • Automatizar utilizando a ferramenta de workflow
  • Revisar a ferramenta sempre que houver alguma modificação no processo


Principais benefícios do uso do workflow:


  • Agiliza e simplifica a comunicação interna
  • Proporciona maior clareza e agilidade nas etapas do processo
  • Aumenta a produtividade
  • Reduz custos
  • Otimiza a gestão administrativa, entre outros


Com o uso de ferramentas de workflow sua empresa terá mais agilidade nos processos, os projetos serão entregues com pontualidade e a gestão administrativa terá maior nível de controle sobre as atividades da organização.